Leksjon 1 – Prosjekt

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• Hva er et prosjekt?
• Hva skiller prosjekter og driftsoppgaver?

Prosjekt

Litt forenklet kan man si at virksomheter utfører arbeid som prosjekter eller i form av driftsoppgaver. Prosjekter benyttes til å:

• Utvikle eller endre produkter og tjenester.
• Utføre et definert arbeidsomfang for intern eller ekstern kunde.

Driftsoppgaver er rutinepregede oppgaver. Prosjekter skiller seg fra driftsoppgaver ved at:

• De er unike. Prosjekter inneholder noe nytt.   
• De er tidsavgrensede. Prosjekter har en definert start- og sluttdato.
• De har klare effekt- og resultatmål. Det er viktig å vite hvorfor prosjektet skal utføres, hva prosjektet inneholder, når det er ferdig og hvor mye det skal koste.
• Prosjekter gjennomføres av et midlertidig og som oftest tverrfaglig prosjektteam. Dette teamet etableres ved prosjektoppstart, endres etter behov underveis, og løses opp ved prosjektavslutning.
• De påvirkes i større grad av usikkerhet. Prosjektresultatet er ofte knyttet til hvor godt man evnet å håndtere trusler og muligheter underveis.

Når prosjekter avsluttes vil produkter og tjenester fremskaffet av prosjektet overføres til kunde eller til den organisatoriske enhet som er ansvarlig for å realisere gevinster som definert i prosjektets business case. Vedlikehold av disse produktene og tjenestene vil da være driftsoppgaver.

Prosjekter finnes i alle størrelser og fasonger. Det finnes små, middels store, store og ekstra store prosjekter. I tillegg inneholder prosjektene ulike utfordringer og ulike grader av kompleksitet. Det er ikke alltid like klart om arbeidsoppgaven skal utføres som et prosjekt eller som del av den daglige driften. Det er ledelsen som bestemmer i hvilken kategori arbeidet havner. Om man er i tvil kan man stille følgende spørsmål: Vil anvendelse av prosjektledelse øke sannsynligheten for å lykkes? Om svaret er ja bør arbeidsoppgaven defineres som et prosjekt.

Eksempler

Følgende er eksempler på prosjekter og driftsoppgaver: