Leksjon 1: Prosjektgjennomføring

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• Når starter gjennomføringsfasen?
• Hva må være på plass før oppstart av gjennomføringsfasen?
• Hva er sentrale prosjektledelsesoppgaver underveis i gjennomføringsfasen?

Prosjektgjennomføring

Når prosjektplan og business case er godkjent av prosjekteier kan gjennomføringsfasen starte. Det er i gjennomføringsfasen at arbeidet med å fremskaffe selve prosjektleveransene foregår. Det være seg det nye produktet, veien, IT-systemet, hytta, fabrikken, arbeidsprosessen, terrassen, omorganiseringen eller fiskebåten.

I gjennomføringsfasen skal prosjektplanen realiseres. Det er nå arbeidsomfanget skal utvikles forhåpentligvis i henhold til tidsplan og budsjett. Det er nå prosjektleder skal koordinere og styre prosjektressursene på en slik måte at ressurser er tilgjengelig når aktivitetene har bruk for dem. Det er nå prosjektleder skal motivere prosjektteamet til å utføre arbeidet så effektivt og godt som mulig. Og det er nå prosjektleder skal håndtere forventninger fra kunde og brukere, håndtere usikkerheter, avvik og endringer som påvirker prosjektmålene, og sørge for at de sentrale interessentene blir fornøyde med resultatet. Og det er nå prosjekteier skal støtte prosjektleder med ressurser og råd samt sikre at prosjektleder følger god praksis i prosjektledelse. I avslutningsfasen skal prosjektet evalueres og erfaringer dokumenteres. Når sluttrapporten er godkjent er prosjektet formelt avsluttet.

En forutsetning for oppstart av gjennomføringsfasen er at prosjekteier har godkjent prosjektplan og business case. Prosjektleder vil så mobilisere prosjektteamet som skal utføre gjennomføringsfasen samt sikre at aktivitetene i tidsplanen blir utført i henhold til aktivitetsbeskrivelsene. Prosjektleder overvåker fremdriften og iverksetter tiltak dersom det er avvik eller usikkerheter som forstyrrer omfang, kvalitet, tid eller kostnader. Dersom det kommer forslag til endringer skal endringsomfang sammen med tids- og kostnadskonsekvenser godkjennes av prosjekteier eller kunde. Prosjektleder rapporterer fremdrift, status, avvik og usikkerheter til prosjekteier, kunde og andre interessenter i prosjektet. Når alle aktivitetene er utført og når omfang og kvalitet er i henhold til avtale kan produktene overføres til den enhet som skal realisere gevinster. Prosjektet går inn i avslutningsfasen hvor prosjektet evalueres, erfaringer dokumenteres og sluttrapport skrives. Når sluttrapporten er godkjent regnes prosjektet for avsluttet og prosjektleder er herved formelt løst fra sin rolle.

Eksempler

Det er viktig å få en god start og sikre at arbeidet kommer i gang som planlagt, og deretter sørge for at prosjektets virkelige fremdrift er innenfor gjeldende krav til kvalitet, tid og kostnad gjennom hele fasen. Følgende er sentrale oppgaver for prosjektleder i gjennomføringsfasen.:

• Avholde kick-off samling med gjennomgang av prosjektplan, organisering og kommunikasjon.
• Sørge for at de første aktivitetene i tidsplanen starter i henhold til planen, og ikke 1 eller 2 uker for sent.
• Sørge for at arbeidet er delegert og at arbeidet utføres i henhold til prosjektplan.
• Komme i gang med fremdriftsoppfølging tidlig, gjerne allerede etter første uken.
• Unngå negative avvik tidlig. Identifisere avvik og sørge for at tiltak blir iverksatt slik at planen holdes.
• Kjøre fremdriftsmøter ukentlig eller i henhold til avtale.
• Kjøre en usikkerhetsanalyse første måned. Oppdatere usikkerhetsregisteret fra planleggingsfasen, og oppdatere usikkerhetsregisteret etter behov underveis.
• Iverksette tiltak for å utnytte muligheter og redusere trusler.
• Kommunisere status åpent og ærlig med prosjekteier og kunde.
• Finne løsninger om det oppstår problemer.
• Sørge for å lede prosjektteamet på en god måte. Være synlig.
• Håndtere endringer i henhold til endringsprosessen.
• Være pådriver og et godt eksempel for prosjektteamet.
• Levere prosjektprodukt(er) i henhold til prosjektplan, eventuelt i henhold til revidert prosjektplan.
• Avslutte prosjektet på en ryddig måte.

Grunnlaget for en god gjennomføringsfase er en god prosjektplan og en realistisk business case. Men det er i gjennomføringsfasen vi får sett hvor god prosjektplanen i virkeligheten er, og det er her prosjektleder må benytte sin kompetanse innenfor ledelse og prosjektledelse til å sikre at prosjektet når sine mål. Det vil oppstå usikkerheter som ikke er inkludert i usikkerhetsregisteret, og flere forutsetninger som prosjektplanen var basert på vil vise seg å være feil. Det kan være en tøff oppgave å lykkes med prosjektet, og det er derfor viktig å lede prosjektet i henhold til god praksis samt sørge for at man har med seg et godt team som bretter opp ermene når det er nødvendig.

En god prosjektplan, et godt prosjektteam og en
dyktig prosjektleder er grunnlaget for en vellykket
gjennomføringsfase.