Leksjon 10 – Prosjektusikkerhet

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• • Hva er prosjektusikkerhet?
  • Hva er trusler og muligheter?
  • Hvordan kan usikkerhet håndteres?

Prosjektusikkerhet

Prosjektusikkerhet er alle forhold som kan påvirke prosjektets mål. Det viktige ordet her er kan. Usikkerheter har ikke inntruffet, og det er dermed mulig å styre sannsynligheten for og/eller konsekvensen av at de inntreffer. En usikkerhet kan være dårlig vær. Ved å strekke presenning over arbeidsplassen blir konsekvensene av det dårlige været minimale for prosjektets fremdrift.  

Usikkerheter kan ha positiv eller negativ innvirkning på prosjektmål. Usikkerheter som kan ha positiv innvirkning kalles muligheter, og usikkerheter som kan ha negativ innvirkning kalles trusler. En usikkerhet kan være både en trussel og en mulighet. Noen eksempler er:

• Ressursmangel (trussel)
• Tidspunkt for leveranser fra eksterne leverandører (tidlig = mulighet, sent = trussel)
• Uklart arbeidsomfang (trussel eller mulighet avhengig av kontraktstype)
• Prosjektleders kompetanse og ferdigheter (bra = mulighet, dårlig = trussel)
• Ledelsesinvolvering (god = mulighet, fraværende = trussel)
• Kundens holdning (forstår leverandørs posisjon = mulighet, “tøff” = trussel)
• Undervurdering av prosjektets kompleksitet (trussel)

 

Usikkerheter har enda ikke inntruffet. Dermed kan vi gjøre noe med dem. Styring av usikkerhet er basert på en prosess med følgende trinn:

• Identifikasjon
• Prioritering
• Tiltak

Resultatet av prosessen er at usikkerheter kommer på bordet slik at både prosjektleder og prosjekteier blir bevisste på de usikkerheter som kan inntreffe, og hva man kan gjøre for å redusere påvirkning fra trusler og forsterke påvirkning fra muligheter.

Tiltak for håndtering av usikkerheter kan som oftest knyttes til følgende kategorier:

• Utnytte muligheter. Sørge for at muligheter inntreffer og forsterke konsekvensen.
• Redusere trusler. Sørge for at potensielle trusler får minst mulig negative konsekvenser.
• Akseptere usikkerhet. Legge inn buffer i tidsplan og kostnadsestimat for å dekke opp for eventuelle negative konsekvenser av usikkerhet vi ikke kan gjøre noe med.
• Overføre usikkerhet. Overføre trusler og muligheter til en annen part, eksempelvis en leverandør gjennom en kontrakt.

Når en usikkerhet inntreffer er det ikke lenger en usikkerhet, men et avvik eller en endring. Det er viktig at alle prosjekter har en tiltaksplan eller et usikkerhetsregister hvor alle usikkerheter med tiltak og status er registrert med tilhørende ansvar og tidsfrister, og at dette blir regelmessig oppdatert etter usikkerhetsanalyser og statusmøter. Mange av usikkerhetene som blir identifisert vil aldri inntreffe, så kostnader og ressursbruk på tiltak kan også ses på som en slags forsikringspremie for prosjektet.

Håndtering av usikkerhet starter i forprosjekt eller i tilbuds- og kontraktsfasen, og følger prosjektet fram til det er avsluttet. Viktigheten av tidlig håndtering av usikkerhet er illustrert i figuren:

 

 

I tidlige faser er usikkerheten stor da det er mange løse tråder og mangel på informasjon. Når vi arbeider oss gjennom fasene, samler inn informasjon, tar valg, lager business case, inngår kontrakt, lager prosjektplan og utfører arbeidet så reduseres usikkerheten gradvis. Og når prosjektet er avsluttet er det ingen usikkerhet knyttet til selve prosjektet igjen. Men det kan fremdeles være stor usikkerhet knyttet til gevinstrealiseringen.

Endringskostnader er en annen interessant parameter i usikkerhetshåndtering. Figuren illustrerer at endringskostnadene er lave så lenge prosjektet befinner seg på tegnebrettet. Dette betyr at en usikkerhet kan fjernes, reduseres eller forsterkes ved å endre en forutsetning eller endre prosjektbeskrivelsen. For eksempel, dersom det viser seg at planlagt sluttdato er helt urealistisk så kan den flyttes ut i tid. Med en gang vi begynner på det fysiske arbeidet så øker endringskostnadene gradvis i takt med ferdigstillelse. En sen endring som følge av en usikkerhet kan ha store konsekvenser for kostnader og tid i form av ekstraarbeid og forstyrrelser for pågående aktiviteter som medfører forsinkelser og ekstra ressursbruk. 

Figuren viser at det er viktig å håndtere usikkerheter så tidlig som mulig når endringskostnadene er lave. Og det er svært viktig at vi har kontroll over usikkerhetene når vi starter gjennomføringsfasen. Dersom prosjektet ikke har håndtert usikkerheten på en profesjonell måte kan det se ut som om usikkerhetene «plutselig» materialiserer seg i gjennomføringsfasen og at prosjektet har ordentlig «uflaks». Alle erfaringer viser at det er dyrt å ikke håndtere usikkerhetene på en riktig måte i tide. 

 

Eksempel

Usikkerheter kan være trusler eller muligheter. Erfaring viser at det er mye enklere å identifisere og analysere trusler. Hvorfor er det slik? Når prosjektmålene er definert og kontrakten signert, vil det være langt flere trusler enn muligheter. Den viktigste årsaken til dette er at vi vanligvis opererer med optimistiske mål og forutsetninger, og velger tilnærminger og strategier som skal innfri, snarere enn overgå målene. Ettersom alle i prosjektteamet fokuserer på sine planlagte aktiviteter, er det som oftest liten vits i å få fortgang på enkeltaktiviteter uten å ta hensyn til prosjektplanen som helhet. Det er rett og slett for mange sammenhenger og grensesnitt.

 

Svaret ligger trolig mellom 0 og 10 %. Dette betyr at de fleste av usikkerhetene som påvirker prosjektet i planleggings- og gjennomføringsfasen, er trusler. Når vi håndterer usikkerhet, må vi derfor mye av tiden fokusere på truslene. Dette er imidlertid ingen unnskyldning for å ignorere mulighetene.

 

Typiske prosjekttrusler er:

• Feil prosjektleder.
• Uklar beskrivelse av arbeidet som skal utføres.
• Forsinkede leveranser fra interne avdelinger eller eksterne leverandører.
• Prosjektet viser seg å være vanskeligere enn først antatt.
• Prosjektledelsesteamet mangler kompetanse og kunnskap.
• Mangel på ressurser.
• Manglende støtte fra ledelsen.
• Estimater basert på urealistiske forutsetninger.

Typiske muligheter er:

• God tilgang på ressurser.
• Dyktig prosjektleder.
• Kunden godtar alle endringer og betaler godt.
• Prosjektteamet er svært motivert og står på.
• Alle leverandørene prioriterer prosjektet og leverer i tide.
• Ledelsen er engasjert i og prioriterer prosjektet høyt.
• Markedet for produktet vokser i løpet av prosjektets varighet.
• Markedsprisene på materiell og råvarer går ned.