Leksjon 11 – Prosjekteierstyring
Læringsmål
Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:
-
- Hva er prosjekteierstyring?
- Hva er gode prinsipper for prosjekteierstyring?
- Hvem er ansvarlig for god prosjekteierstyring?
Prosjekteierstyring
Ledelsen i prosjektorienterte virksomheter er ansvarlig for å legge forholdene til rette for vellykkede prosjekter. Dette innebærer utvikling og implementering av en prosjektmodell, utvikling av prosjekteier- og prosjektledelseskompetanse, og utforming av en effektive organisasjon for planlegging og gjennomføring av prosjekter – prosjektfabrikken. Kunnskap, innsikt og ferdigheter innenfor prosjektledelse er nesten like viktig for ledelsen i en prosjektorientert virksomhet som det er for prosjektledere og prosjektteam.
Prosjekteierstyring er prosjektledelsesterminologi for ledelsesinvolvering. Hensikten med prosjekteierstyring er å sikre at prosjekter gjennomføres på en best mulig måte, samt støtte prosjektet ved forhold som ligger utenfor prosjektleders mandat. Prosjekteierstyring favner følgende oppgaver:
- Utarbeidelse av business case (velge riktig prosjekt)
- Godkjenne tilbud og kontrakt
- Utarbeidelse av prosjektmandat
- Utnevne prosjektleder
- Støtte og kontrollere prosjektet
- Prioritere ved ressursutfordringer
- Håndtere forhold utenfor prosjektleders mandat
- Godkjenne prosjektplan
- Godkjenne endringer
- Godkjenne sluttrapport
- Sikre at gevinstrealiseringsplanen iverksettes.
Prosjekteierstyring sikrer at vi oppnår forutsigbarhet og en strøm av vellykkede prosjekter. Det er roller som prosjekteier, sponsor, porteføljeleder, styringsgruppe, prosjektstyre, prosjektdirektør, daglig leder, avdelingsleder etc. som i praksis skal utføre prosjekteierstyring. Det er derfor viktig å ha klarhet i roller og ansvar i virksomheten.
Eksempel
Hver enkelt organisasjon bør definere sine prinsipper for prosjekteierstyring. Når ledelsen er enig om prinsippene er det enkelt å etablere en god prosess for prosjekteierstyring. Følgende er gode prinsipper:
- Prosjektenes mål er alltid i samsvar med virksomhetens strategiske mål.
- Ansvaret for prosjektsuksess er definert for hvert enkelt prosjekt.
- Roller og ansvar for prosjekteierstyring og prosjektledelse er klart definert.
- Prosjekteiere, prosjektstyremedlemmer og andre representanter knyttet til eierstyring skal ha tilstrekkelig med kompetanse, myndighet og ressurser til å fatte beslutninger og å støtte prosjektene.
- Disiplinerte eierstyringsarrangement skal anvendes gjennom alle prosjektets faser.
- Alle prosjekter følger prosjektmodellen med beslutningspunkter hvor prosjektets status gjennomgås og godkjennes.
- Full åpenhet og sporbarhet i planlegging og gjennomføring av prosjekter, inkludert dokumenter, beslutninger og kommunikasjon.
- Alle involvert i prosjektet, fra ledelsen og ned til medlemmer i prosjektteamet, opererer innenfor rammeverket for god prosjekteierstyring.
- Alle prosjektledere har et mandat som beskriver ansvar og myndighet.
- Det finnes klart definerte kriterier for rapportering av prosjektstatus og for å løfte usikkerheter, avvik og endringer til riktig ledelsesnivå i organisasjonen.
Prinsippene skal tilpasses organisasjonens prosjekter, utfordringer og posisjon.