Leksjon 12 – Vellykkede prosjekter

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• • Hva er viktige faktorer for å lykkes med prosjekter?
  • Hvilke erfaringer bør vi lære av før vi starter det neste prosjektet?

Vellykkede prosjekter

Følgende er sentrale faktorer for en kontinuerlig strøm av vellykkede prosjekter. Sjekk om din organisasjon har alt på stell:  

• Prosjektmiljøet. Har virksomheten et sunt prosjektmiljø som et godt grunnlag for vellykkede prosjekter? Er det god flyt i prosjektfabrikken?
• Dyktige prosjekteiere, prosjektledere og prosjektteam. Er roller og ansvar definert, forstått og akseptert? Er kunnskap og ferdigheter på plass? Hvem er ansvarlig for at prosjektene lykkes?
• Ledelsesstøtte. Har prosjektene den nødvendige ledelsesfokus, prioritering og støtte?
• Håndtering av kundens forventninger. Vi vet at kundens og leverandørs prosjektmål er til dels motstridende. Hvordan kan vi kan vi gjøre denne trusselen om til en mulighet?
• Gevinstfokus og kommersiell bevissthet.  Hvordan sikrer vi at prosjektene balanserer fokus på kvalitet, omfang, tid, kostnader og gevinster i planleggings- og gjennomføringsfasen?
• Effektiv oppstart. Prosjekter kommer nesten aldri i gang i tide. Hvordan kan vi forhindre at oppstarten forsinkes og at vi mister verdifull tidsflyt som vil være kjærkommen mot slutten av prosjektet?
• Planlegging for effektiv gjennomføring. Vi har ikke tid til å planlegge. Vi må komme i gang med «selve prosjektet». Tidsplanen virker allerede nå urealistisk. Hvordan kan vi sikre at vi får tid til planlegging og får på plass en realistisk og robust prosjektplan?
• Håndtering av usikkerhet: Ingen overraskelser. Styrer vi usikkerhet, muligheter og trusler, fordi det er obligatorisk i henhold til prosjektmodellen eller fordi vi ser at det er et viktig verktøy for å lykkes med prosjektet?
• Gjennomføring – «få jobben gjort». Prosjektleder må gå foran med et godt eksempel for å sikre at arbeidet blir utført, ikke minst i matriseorganisasjoner hvor mange prosjekter kjemper om ressursenes oppmerksomhet.  
• Prosjektledelsesmodenhet og et godt miljø for prosjekter. Ledelsesstøtte, et godt prosjektmiljø i en effektiv prosjektfabrikk, anvendelse av “beste praksis” prosjektledelse og dyktige prosjekt- og fagfolk er nøklene til å lykkes med prosjekter over tid. Det er viktig å sørge for at virksomheten har en plan for å oppnå høy modenhet og å skape et fremragende miljø for prosjekter. For det skjer jo ikke av seg selv.

Det finnes også andre områder innenfor prosjektorienterte virksomheter som fortjener å bli løftet frem, men det er 100 % sikkert at fokus på disse faktorene gir løft i prosjektmodenhet og dermed bedre prosjekter.

Eksempel

Erfaringer fra mange prosjekter i ulike virksomheter og bransjer viser at følgende forhold påvirker de aller fleste prosjekter – om og om igjen:

• Uklare effekt- og resultatmål.
• Uklare kundeforventninger – manglende kundestrategi og lite fokus på forventingsstyring.
• Dårlig kommunikasjon internt i prosjektet og ut mot leverandører og kunde. Det oppstår misforståelser.
• Dårlig business case, lite gevinstfokus og mye teknologifokus.
• Læring og erfaringer fra tidligere prosjekter benyttes i liten grad.
• Prosjektleder har ikke et skriftlig mandat.
• Uklare roller og ansvar, ikke minst for prosjekteier.
• Manglende ledelsesinvolvering, støtte og prioriteringer.
• Uklart arbeidsomfang med stor sannsynlighet for «scope creep».
• Mangel på kompetente ressurser.
• Urealistisk tidsplan og kostnadsestimat.
• Dårlig med tid til planlegging.
• Manglende fokus på håndtering av usikkerhet.
• Dårlig håndtering av endringer som følge av uklart arbeidsomfang.
• Forsinkede leveranser fra leverandører.
• Alle aktiviteter tar litt lengere tid enn planlagt – ikke nok trykk i gjennomføringsfasen.
• Uklar overleveringsprosess – prosjektet blir “aldri” ferdig.
• Problemer med grensesnitt; organisatorisk, internt i prosjektet og mot andre prosjekt.
• Manglende håndtering av interessenter.
• Og sikkert flere….

Implementering av god praksis i prosjektledelse har et stort potensiale når det gjelder å forbedre prosjektene, og ett element i dette er jo å sikre at vi faktisk bruker dyrekjøpte erfaringer til å forbedre dagens praksis.