Leksjon 2: God start

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• Hvorfor er det så viktig å komme raskt i gang med selve jobben?
• Hva må være på plass for at arbeidet med prosjektleveransene kan starte?
• Hva er prosjektleders viktigste oppgaver for å få jobben i gang?

God start

Det er viktig at oppstarten av gjennomføringsfasen er nøye planlagt. Dette betyr at aktiviteter knyttet til forberedelser og oppstart også er inkludert i fremdriftsplanen. Figuren under viser en vanlig situasjon i prosjekter:

Vi har planlagt å komme i gang med selve arbeidet knyttet til prosjektleveransene umiddelbart etter oppstart av gjennomføringsfasen. I virkeligheten kommer vi kanskje i gang 3 uker senere. Vi hadde i utgangspunktet en stram tidsplan med lite slakk (flyt). Vi har nå brukt det meste av slakken, som igjen medfører at sannsynligheten for å overskride planlagt sluttdato er stor. Det er vanskelig å hente inn tid i et prosjekt, og prosjektet kan fort ende opp med en sluttdato som er betydelig senere enn planlagt.

For å unngå et slikt scenario er det viktig å inkludere alt arbeid knyttet til oppstart i fremdriftsplanen:

• Sørge for at ressurser (personell og utstyr) er på plass når arbeidet er planlagt å starte.
• Organisere den del av prosjektteamet som skal utføre de første aktivitetene.
• Kjør et oppstartsmøte for å sikre felles forståelse for arbeidsomfang, roller og ansvar, viktige milepæler, usikkerheter og gevinster.
• Sørge for at de nødvendige tillatelser og godkjenninger er på plass.
• Sørge for at det er tilgang til eksempelvis byggeplass eller IT-løsninger eller andre grunnleggende forhold.
• Få i gang selve arbeidet i henhold til fremdriftsplanen.

Prosjektleder skal sørge for at alt er klart til å starte selve arbeidet i henhold til prosjektplanen. Prosjektleder skal sørge for at prosjektteamet og andre ressurser er på plass. Prosjektleder skal sikre at prosjektteamet har den nødvendige kompetanse, kapasitet og motivasjon til å starte arbeidet i tide og utføre arbeidet i henhold til prosjektplanen.

Eksempler

Det er viktig å komme i gang med selve arbeidet i henhold til prosjektplanen. Som prosjektleder må du sørge for å unngå vanlige fallgruver:

• De planlagte ressursene er ikke lenger tilgjengelige. De er allokert til andre prosjekter eller er opptatt med andre ting. Du må få tak i nye ressurser og arbeidet blir forsinket.
• De nødvendige forberedelsesaktivitetene som eksempelvis tillatelser, tilgang, opplæring, forberedelse oppstartsmøte etc. er ikke en del av prosjektplanen. Men de må utføres før arbeidet kan starte. Konsekvensen er at arbeidet blir forsinket.
• Prosjektteamet har ikke full oversikt over innholdet i oppstartsaktivitetene. Det oppstår misforståelser med den konsekvens at arbeidet forsinkes.

Det er viktig at alle nødvendige aktiviteter er på plass i prosjektplanen, og at arbeidet startes og utføres i henhold til fremdriftsplanen. Er vi på plan etter 3-4 uker har vi fått en god start.

En dårlig start gir sjelden en god slutt. Bruk
dine erfaringer og sørg for å få en god start!