Leksjon 2 – Prosjektledelse

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• Hva er prosjektledelse?
• Hvorfor er prosjektledelse nyttig?
• Hva er typiske fallgruver ved utøvelse av prosjektledelse?

Prosjektledelse

Prosjekter har ofte ambisiøse mål som kan være vanskelige å nå. Prosjektleder skal lede og motivere prosjektteamet til å gjennomføre et unikt arbeidsomfang innenfor stramme tids- og kostnadsrammer påvirket av interne og eksterne usikkerheter og interessenter. Forskning viser at mellom 30 og 40% av prosjektene ikke når sine mål, og årsaken er som oftest mangelfull prosjektledelse.  

Prosjektledelse er anvendelse av kunnskap, ferdigheter, metoder, teknikker og verktøy for planlegging og oppfølging av arbeidet som må utføres for å lykkes med prosjektet. Prosjektledelse favner planlegging, overvåkning og styring av alle aspekter i et prosjekt, samt organisering og motivering av alle involverte, med den hensikt å oppnå prosjektets mål innenfor definerte rammer. «God praksis» i prosjektledelse er grunnlaget for å lykkes med alle prosjekter gjennom:

• Planlegging og styring av innhold, kvalitet, tid, kostnader, usikkerheter og gevinster.
• Organisering og ledelse av midlertidige team.
• Kommunikasjon med kunde, brukere og andre sentrale interessenter.
• Utførelse i henhold til virksomhetens prosjektmodell og prosesser.

Alle prosjekter er forskjellige. Det er derfor viktig at prosjektleder og prosjekteier tilpasser omfang av prosjektledelsen til utfordringene i det enkelte prosjekt. Små og enkle prosjekter krever enkel planlegging og oppfølging for å lykkes, og store og komplekse prosjekter krever grundig planlegging, en kapabel organisasjon, god kommunikasjon og proaktiv oppfølging med fokus på håndtering av avvik, endringer og usikkerheter.

Prosjektledelse blir ofte benevnt «den tilfeldige profesjon». Dette henspiller på at mange ved en tilfeldighet havner som prosjektledere eller som nøkkelpersoner i prosjekter, ofte på bakgrunn av faglig kompetanse og tidligere meritter, men gjerne uten den nødvendige kompetanse og erfaring innenfor prosjektledelse. Prosjektresultatene blir da også tilfeldige. Følgende er typiske fallgruver ved planlegging og gjennomføring av prosjekter:

• Uklar eller manglende business case.
• Uklare mål.
• Uklare roller og ansvar.
• Manglende samsvar mellom ansvar og myndighet hos prosjektleder.
• Uklare krav til kvalitet.
• Kunde og leverandør har forskjellige syn på prosjektets innhold.
• Urealistiske planer og estimater.
• Mangelfull håndtering av usikkerhet og endringer.
• Misforståelser og konflikter som følge av dårlig kommunikasjon.
• Mangelfull ressurstilgang.
• Manglende støtte fra ledelsen.

Dårlig prosjektledelse fører til mangelfull måloppnåelse. Gevinster faller bort som følge av dårlig kvalitet, forsinkelser og kostnadsoverskridelser, og misfornøyde kunder vil henvende seg til andre organisasjoner for gjennomføring av fremtidige prosjekter.

Eksempler

Operahuset i Sydney er et godt eksempel på mangelfull prosjektledelse. Prosjektet skulle gjennomføres på 4 år og koste AUS $7 millioner. Det tok 14 år og kostet AUS $102 millioner. Design og utforming stod i fokus, og tid og kostnader kom i bakerste rekke. Men det viste seg jo senere at dette bygget skulle bli blant de 10 mest besøkte turistmål i verden, så man kan vel si at investeringskostnadene uansett ble lave i forhold til de gevinster man har oppnådd. Men dette siste var jo ikke planlagt, så prosjektet i seg selv var jo mislykket sett fra et prosjektperspektiv.

Prosjektledelse er en sentral disiplin for alle virksomheter hvor prosjekter er viktig. Eksempler er offentlige og private organisasjoner i omstilling og endring, og kunder og leverandører innenfor bygg og anlegg, industri, havbruk, IKT og energi. De aller fleste virksomheter utfører prosjekter, og for mange er prosjektgevinster helt sentralt for overlevelse, utvikling og vekst. Dette betyr selvsagt at jo bedre virksomheten utfører sine prosjekter, desto høyere blir gevinstene.