Leksjon 4: Avvik
Læringsmål
Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:
- Hva er avvik fra plan?
- Hvordan kan vi håndtere avvik på en god måte?
Avvik
Avvik oppstår når det utførte arbeidet ikke er i samsvar med det planlagte. Avvik kan være i forhold til omfang og kvalitet, tid og kostnader. Konsekvenser av negative avvik kan være merarbeid, forsinkelser eller kostnadsoverskridelser. Og konsekvenser av positive avvik er at arbeidet ble utført innenfor kvalitetskrav raskere og billigere. Typiske årsaker til avvik i prosjekter er som følger:
- Arbeidet var ikke godt nok beskrevet i arbeidsbeskrivelsen.
- Arbeidet var mer komplisert enn forutsatt i planen.
- De planlagte kvalitetskrav viste seg å være ambisiøse.
- Ressurser er ikke tilgjengelige for å utføre arbeid til planlagt tid.
- Varigheten av arbeidet avviker som følge av at arbeidet utføres av andre personer enn det som var planlagt.
- Priser på materiell og utstyr har endret seg i forhold til det planlagte.
- Sykdom hos de utførende kan føre til forsinkelser.
- Estimater kan vise seg å være for optimistiske.
- Oppstart av gjennomføringsfasen blir forsinket som følge av utfordringer knyttet til å få teamet på plass.
- Forsinkede leveranser fra underleverandører.
- Vi er avhengige av at andre leverandører har gjort sin del av jobben, og dersom de er forsinket så påvirker det vår oppstart.
Avvik oppstår kontinuerlig i gjennomføringsfasen da planlagte og virkelige verdier sjelden stemmer 100% overens. Avvik kan være positive, negative eller ubetydelige. De positive ønsker vi å forsterke i det videre arbeidet. De negative avvikene må vi håndtere på en slik måte at konsekvensene blir minst mulig, og de ubetydelige avvikene skal vi overse.
Avvik identifiseres under observasjoner, gjennom samtaler med dem som utfører eller leder arbeidet, og når man går gjennom arbeidet i fremdriftsmøter. Det er viktig at man har en åpen og ærlig kommunikasjon rundt avvik slik at man får iverksatt tiltak så tidlig som mulig for å forsterke eller redusere konsekvensene.
De fleste prosjekter opererer med en «levende liste» over avvik som sikrer at man håndterer avvik på en strukturert måte, i henhold til god praksis i prosjektledelse.
Eksempler
Håndtering av avvik gjøres ofte ved hjelp av en enkel tiltaksplan. Vi husker at det var oppstått en forsinkelse knyttet til byggeaktivitetene:
Prosjektleder har observert og analysert situasjonen, og har nå fått på plass en tiltaksplan:
Et tiltak har gjerne en kostnad knyttet til seg. Dersom vi må være ferdig til 27.09 er det naturlig å hente inn ekstra ressurser slik at vi tar igjen konsekvenser av negative avvik. Dersom kostnadene er viktigere enn tiden så kan det være naturlig å akseptere forsinkelsen og ikke iverksette tiltak. Sluttdatoen vil da forskyve seg 3 dager.
Det er viktig å vite
prioriteringer (kvalitet, tid, kostnad) for å finne
riktige tiltak for å håndtere avvik.