Leksjon 4 – Roller og ansvar

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• Hva er ansvaret til:
  • • Prosjektdirektøren?
    • Prosjekteier?
    • Prosjektleder?
    • Prosjektteamet?

   

Roller og ansvar

I virksomheter hvor prosjekter er viktige skal det være en rolle som er ansvarlig for alle prosjekter, eksempelvis en prosjektdirektør. Denne rollen rapporterer til organisasjonens leder eller administrerende direktør. I mindre organisasjoner kan daglig leder også besitte rollen som prosjektdirektør. Prosjektdirektøren er ansvarlig for å sikre at alle prosjekter har det beste utgangspunkt for å lykkes. Dette innebærer at organisasjonen har kapable prosjektledere og prosjektteam, en definert beste praksis i prosjektledelse og en tilpasset prosjektmodell, samt et godt samarbeid mellom prosjekter og linjeorganisasjonen. Prosjektdirektøren utnevner prosjekteiere som er ansvarlig for at prosjektene følger beste praksis i prosjektledelse og at prosjektgevinster realiseres. Prosjekteier utnevner prosjektleder og sammen lager disse et mandat som beskriver roller, ansvar, myndighet og samarbeidsform. Prosjektleder er ansvarlig for at prosjektet når resultatmålene knyttet til innhold, kvalitet, tid og kostnad. Dersom det er forhold i prosjektet som er utenfor prosjektleders ansvar, som for eksempel endringer eller usikkerheter som prosjektleder ikke kan håndtere, skal dette løftes opp til prosjekteier som er ansvarlig for å fatte beslutninger eller løse problemet. Prosjektleder organiserer prosjektteamet og sørger for å delegere ansvar for utførelse av arbeid. Prosjektteamet er ansvarlige for å utføre arbeidet i henhold til arbeidsomfang, tidsplan, kostnader, krav til kvalitet og prosjektleders instrukser.

Følgende roller med tilhørende ansvar er involvert i de fleste prosjekter:

Prosjekteier kan være en avdelingsleder fra den funksjonelle organisasjon som besitter rollen på midlertidig basis, eller det kan være en definert rolle i den funksjonelle organisasjonen. Prosjekteier kan være ansvarlig for mange prosjekter og er ansvarlig for å engasjere de rette prosjektlederne.

Eksempel

Valg av riktig prosjektleder er en veldig viktig avgjørelse i ethvert prosjekt. Erfaringer viser at prosjektleders innsats er avgjørende for prosjekter. Valg av feil prosjektleder kan være katastrofalt for prosjektet, noe mange organisasjoner nok allerede har erfart.

Generelt bør den ideelle prosjektleder ha kunnskap og ferdigheter innenfor følgende områder:

• Ledelse – ledelse av prosjektteamet.
• Håndtere interessentenes forventninger – kommunikasjon og fokus på gevinster.
• Prosjektleveranser og oppnåelse av riktig kvalitet – faglig kunnskap knyttet til selve jobben.
• Prosjektledelse – beste praksis i planlegging og gjennomføring av prosjekter.

Prosjekter varierer i størrelse fra små til store og kan omfatte alt fra noen få prosjektdeltakere til mange tusen. Derfor vil krav til prosjektleders kompetanse og kvalifikasjoner variere fra prosjekt til prosjekt. Figuren nedenfor viser hvilken type prosjektleder som behøves i ulike typer prosjekt:

I små prosjekter er prosjektleder personlig involvert i fremskaffelsen av leveransene, og hans eller hennes viktigste rolle er å yte faglig kompetanse og bidra til å få jobben gjort. Mindre prosjekter er mer forutsigbare enn større prosjekter og har små prosjektteam. De har dermed mindre behov for kunnskap og egenskaper knyttet til ledelse og prosjektledelse.

I større prosjekter er det prosjektteamene som er ansvarlige for å «gjøre jobben», mens prosjektleder skal fokusere på å lede teamet, sørge for utøvelse av god praksis i prosjektledelse og håndtere interessentenes forventninger. I større prosjekter har vi behov for prosjektledere som er dyktige innenfor ledelse og prosjektledelse, og ikke nødvendigvis på det faglige da de helst skal holde seg unna «å gjøre jobben».