Leksjon 5: Endringer

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• Hva er en endring?
• Hvordan kan endringer påvirke prosjektet?
• Hvordan skal vi håndtere endringer?

Endringer

Vi husker at avvik var en positiv eller negativ forskjell når vi sammenliknet planlagte estimater mot virkelige verdier. Eksempler kan være at vi hadde planlagt å bruke 3 dager på en aktivitet, og så brukte vi 4 på å utføre det planlagte arbeidsomfanget. Da har vi et negativt avvik på 1 dag. Eller om vi hadde planlagt at en aktivitet skulle koste 20.000,- og så kostet den i virkeligheten 15.000,-. Altså et positivt avvik på 5.000,-. Vi får hele tiden avvik i prosjektet fordi vi har basert planen på enkle forutsetninger som det er knyttet usikkerhet til. Men mye av dette har vi tatt høyde for ved å lage en robust og realistisk prosjektplan med toleranser knyttet til kvalitetskrav, slakk i tidsplan og påslag for usikkerheter i budsjettet. Og større avvik håndterer vi ved iverksetting av tiltak som holder prosjektet på plan.

Men ofte ønsker prosjektteamet, prosjekteier eller kunde å foreta endringer i prosjektet. Endringer i gjennomføringsfasen kan for eksempel være forårsaket av følgende argumentasjon:

1. Gevinstene blir høyere om vi gjør spesifikke endringer med arbeidsomfanget og kvalitetskrav.
2. Gevinstene blir høyere dersom vi utvider arbeidsomfanget.
3. Gevinstene blir høyere om vi kan ferdigstille prosjektet 3 måneder tidligere.
4. Vi har oversett viktig funksjonalitet i planleggingsfasen. Vi må gjøre endringer for at leveransene skal bli godkjent.
5. Prosjektet er meget unikt og vi har valgt å gå videre til gjennomføringsfasen selv om prosjektplanen er høyst usikker. Her vil vi få mange endringer, men det har vært et bevisst valg at veien blir til mens vi går.

En endring i prosjektforstand er altså enten en endring i arbeidsomfang eller en endring av tidsplan. Endringer i kostnader er da en konsekvens av endringer i arbeidsomfang og/eller endringer i tidsplanen.

Forskjellen mellom avvik og endring er altså at avviket er forskjellen mellom planlagt forbruk og virkelig forbruk på utførelsen av det planlagte arbeidet, mens endringer er nytt arbeidsomfang eller endring av milepæler eller sluttdato.

En endring kan komme som en bestilling fra kunden eller som en nødvendighet fra prosjektets side for å kunne oppnå de definerte kvalitetskrav. Det er viktig at man behandler endringer på en formell måte da noen skal godkjenne og finansiere endringer utover rammene i prosjektplanen.

En endringshåndteringsprosess kan være som følger:

1. Endringsanmodning med beskrivelse av ønsket endring kommer fra kunde, prosjekteier eller prosjektleder.
2. Prosjektet definerer arbeidsomfang og tids- og kostnadskonsekvenser av endringen i endringsanmodningen.
3. Kunde eller prosjekteier godkjenner eller avslår endringsanmodningen.
4. Ved godkjennelse så oppdateres tidsplan og budsjett og arbeidet utføres i henhold til endringsanmodningen.

Når endringen er godkjent er det viktig at tidsplan og budsjett oppdateres slik at man nå måler fremdriften mot den nye eller oppdaterte prosjektplanen.

Prosjektet bør føre en endringslogg dersom det blir mange endringer. Da har man oversikt over endringer og kan unngå konflikter med kunde eller prosjekteier. De aller fleste konflikter som oppstår mellom kunde og leverandør i prosjekter er knyttet til endringer og betaling av disse. Dette skyldes som oftest at man ikke har vært flink nok til å dokumentere endringer eller at man ikke har fått godkjent endringen før arbeidet er utført.

Eksempler

Det er viktig at endringshåndteringsprosessen som beskrevet over følges. Det finnes utallige eksempler på leverandører som utfører arbeidet før kunden har godkjent endringen. Da kan man få problemer med å få betalt for arbeidet. Det er viktig at endringen er formelt godkjent og at kunden har godkjent prisen for endringen før arbeidet iverksettes.

Dersom arbeidsomfanget ikke er helt tydelig definert vil det kunne oppstå uenighet mellom kunde og leverandør om det arbeidet man diskuterer er en endring eller et avvik. Kunden inntar ofte en holdning om at «endringen» er inkludert i arbeidsomfanget og at det dermed er et avvik som leverandør må bekoste, mens leverandøren argumenterer for at arbeidet er et tillegg som må bekostes av kunden som en endring. Dette viser viktigheten av at arbeidsomfanget er godt definert og at man følger endringshåndteringsprosessen.

I mange interne prosjekter så har arbeidsomfanget en tendens til å vokse da det er mange parter som ønsker seg noe mer. Her må prosjektleder være disiplinert og sørge for at alle endringsforslag beskrives, vurderes og godkjennes eller avslås. Dersom prosjekteier godkjenner endringen skal tidsplan og budsjett oppdateres med konsekvenser av endringen. Her er det mange som glipper og prosjektet ender opp med forsinkelser og kostnadsoverskridelser.

Endringer skal godkjennes av kunde
eller prosjekteier. Endringer er som
oftest utenfor prosjektleders mandat.