Leksjon 5 – Prosjektmodellen

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• • Hva er en prosjektmodell?
  • Hva er hensikten med en prosjektmodell?
  • Hva er hovedelementene i en prosjektmodell?

Prosjektmodellen

Prosjektmodellen er prosjektets veikart fra A til Å. Den beskriver prosjektets gang gjennom faser og beslutningspunkter med de nødvendige krav knyttet til prosjektledelse. Prosjekter trigges av en business case eller en kontrakt. Det er virksomhetens ledelse som er ansvarlig for utarbeidelse av business case, og det er som oftest en kunde som utarbeider kontrakten. Ved beslutning om prosjektstart utnevner prosjekteier en prosjektleder gjennom et prosjektmandat som beskriver roller, ansvar og samarbeidsform. I planleggingsfasen er prosjektleder ansvarlig for å lage en robust og realistisk prosjektplan samt oppdatere business case. Dersom prosjekteier godkjenner prosjektplan og business case går prosjektet videre til gjennomføringsfasen. Her gjøres jobben som definert i prosjektplanen. Når sluttleveransene er overlevert kunde eller den enhet i egen organisasjon som er ansvarlig for gevinstrealisering kan prosjektet avsluttes. Gevinstrealisering kan pågå lenge etter at prosjektet er avsluttet. I vellykkede prosjekter er det samsvar mellom de planlagte gevinster som beskrevet i business case og de virkelige gevinstene som realiseres underveis og etter at prosjektet er avsluttet.

Prosjektmodellen er et rammeverk for å lykkes med prosjekter gjennom en enhetlig måte å planlegge og gjennomføre alle prosjekter på, tilpasset virksomhetens prosjekter og behov. Figuren viser et eksempel på en enkel prosjektmodell.

Prosjektmodellen inneholder følgende elementer:

• Faser og beslutningspunkter.
• Roller og ansvar.
• Krav til prosjektledelsesprodukter i hver fase.
• Beskrivelse av beslutningsprosessen i beslutningspunkter.
• Sjekklister for faseavslutning og beslutningspunkter.
• Maler og eksempler, for eksempel prosjektmandat og fremdriftsrapporter.

Prosjektmodellen skal benyttes av alle prosjekter i virksomheten og bidrar til:

• En enhetlig måte å gjennomføre prosjekter på – suksess kan repeteres.
• Ledelsesinvolvering, støtte og kontroll. Dersom business case ikke lenger er gyldig kan prosjektet endres eller stoppes.
• Klarhet og enighet i roller og ansvar for prosjektleder og prosjekteier.
• Felles prosjektspråk.
• Økt forståelse og bedre kommunikasjon mellom prosjekter, drift og ledelse.
• Erfaringsoverføring og et grunnlag for kontinuerlig forbedringer.

Prosjektmodellen må tilpasses prosjektenes usikkerhet, størrelse og kompleksitet. Et lite og enkelt prosjekt må ha en enklere tilnærming enn et stort og komplekst prosjekt.

Eksempel

Prosjektmodellen skal tilpasses virksomhetens prosjekter, eksempelvis kan fasene i en prosjektmodell for en leverandør av byggeprosjekter være:

Eller for produktutvikling internt i egen organisasjon:

Eller for innovasjonsprosjekter hvor «veien blir til» mens vi går:

Faser, beslutningspunkter, prosjektledelseskrav, prosesser og verktøy må tilpasses prosjektutfordringene. Modellene er også fremstilt på forenklet vis. Det vil som oftest være overlapp mellom faser.