Leksjon 6 – Prosjektmiljøet
Læringsmål
Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi et godt svar på følgende spørsmål:
-
- Hvorfor er prosjektmiljøet viktig?
- Hva kjennetegner et sunt prosjektmiljø?
- Hva er en god prosjektfabrikk?
Prosjektmiljøet
Prosjektledelse er i seg selv ikke et vanskelig fag. Men vanskelighetsgraden øker sterkt når man skal anvende faget i praksis og ikke minst lede prosjekter i en matriseorganisasjon. Sannsynligheten for prosjektsuksess er nært knyttet til virksomhetens modenhet innenfor prosjektledelse og hvor godt organisasjonen er skodd for prosjektarbeid.
Det er altså ikke nok at man har en dyktig prosjektleder og et kompetent prosjektteam for å lykkes. Det er mange miljøfaktorer som påvirker prosjektenes sannsynlighet for å lykkes i en matriseorganisasjon. Eksempler kan være fordeling av myndighet, kvalitet på prosjektmodellen og prosesser, tilgang på ressurser, ledelsesinvolvering, motstridende mål og insentiver mellom fagavdelinger og prosjekter, interne maktkamper, manglende prioriteringer, manglende kompetanse og ferdigheter, kultur- og kommunikasjonsutfordringer, silotenkning i fagavdelinger etc.
Det er ledelsens ansvar å sørge for at det er et sunt prosjektmiljø i virksomheten. Et sunt prosjektmiljø understøtter sannsynligheten for å lykkes med prosjekter mens et usunt prosjektmiljø kan føre til at prosjekter mislykkes.
Vi kan tenke på en prosjektorientert virksomhet som en prosjektfabrikk. Vi gjennomfører prosjekter på løpende bånd, og vi ønsker at alle prosjekter som gjennomføres lykkes i å levere de planlagte gevinster.
Det er da viktig at planlegging og gjennomføring av prosjekter er mest mulig strømlinjeformet gjennom godt samarbeid, felles mål, tilgang på ressurser og god ledelse. Dersom det er mye friksjon som mangel på ressurser, dårlig tverrfaglig samarbeid og fravær av prioritering og ledelse vil dette igjen føre til dårlige prosjekter og lavere gevinster.
Viktige kjennetegn på et sunt prosjektmiljø og god flyt i prosjektfabrikken er:
- Tydelig ledelsesinvolvering og klare prioriteringer.
- Klare roller og ansvar – fra toppledelsen ned til prosjektteamet.
- Felles prosjektmodell tilpasset virksomhetens behov – som brukes av alle prosjekter.
- Kunnskap, ferdigheter og kapasitet til å planlegge og gjennomføre vellykkede prosjekter.
- Anvendelse av “beste praksis” i prosjektledelse.
