Leksjon 6: Usikkerhet

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• Hvilke usikkerheter kan oppstå i gjennomføringsfasen?
• Hvordan kan vi håndtere usikkerheter på en god måte?

Usikkerhet

Avvik oppstår når det utførte arbeidet ikke er i samsvar med det planlagte. Avvik kan være i forhold til omfang og kvalitet, tid og kostnader. Avvik er altså forhold som har inntruffet, eksempelvis at aktiviteten nå er forsinket som følge av at den som skulle gjøre jobben er syk.

En usikkerhet er noe som godt kan skje, men det kan også godt være at det ikke skjer. En usikkerhet har en viss sannsynlighet for å inntreffe og en tilhørende konsekvens dersom den inntreffer. Om usikkerheten inntreffer må vi håndtere den som et avvik eller en endring. Dersom den forstyrrer eksisterende plan er det et avvik, og dersom konsekvensen av usikkerheten medfører at nytt arbeid må inn eller at eksisterende arbeid må endres er det en endring.

En usikkerhet som kan ha negative konsekvenser kalles en trussel, og en usikkerhet som kan ha positive konsekvenser kalles en mulighet. Noen usikkerheter kan både være trusler og muligheter:

• Ikke nok ressurser til å gjøre jobben (= trussel).
• Leveransene fra leverandøren kommer tidlig (= mulighet) eller sent (= trussel).
• Uklart arbeidsomfang (trussel eller mulighet avhengig av kontrakten og kunden).
• Prosjektleders kompetanse (riktig kompetanse = mulighet, feil kompetanse = trussel).
• Tilgang på mange flinke folk (mulighet).
• God (= mulighet) eller dårlig (= trussel) støtte fra ledelsen.
• Kundens holdning (forståelsesfull = mulighet, «tverr» = trussel).
• Arbeidet viser seg å være vanskeligere enn antatt (= trussel).
• Grunnforhold gode (mulighet) eller mye fjell (trussel).
• Fornminner i grunnen (trussel).

Når planlagingsfasen er over skal vi ha en god oversikt over usikkerhetene som kan inntreffe i gjennomføringsfasen. Vi har da følgende på plass:

1. Et usikkerhetsregister med tiltak for å håndtere de viktigste usikkerhetene
2. En buffer, eller slakk, i tidsplanen
3. Et påslag for usikkerhet i budsjettet

Tiltak finnes gjerne innenfor følgende kategorier:

1. Utnytte muligheter
2. Eliminere/redusere trusler
3. Absorbere usikkerhet
4. Overføre usikkerhet

Prosjektleder må jobbe aktivt for å eliminere og redusere sannsynlighet og konsekvens i forhold til trusler, for å forsterke sannsynlighet eller konsekvens i forhold til muligheter, og å overføre usikkerhet til den part (eventuelt en leverandør gjennom en kontrakt) som er best skikket til å håndtere den. Usikkerheter som vi ikke har kontroll over må absorberes. Det vil si at vi tar høyde for at noe vil inntreffe som har konsekvenser for tidsplan og budsjett. Vi legger da inn et påslag for usikkerhet i kostnadsestimatet og en bufferaktivitet eller to i tidsplanen.

Det er prosjektleders ansvar å håndtere usikkerhetene på en best mulig måte i gjennomføringsfasen. Tiltak for å håndtere usikkerhet skal iverksettes og effekten av dem analyseres. Dersom ikke tiltakene fungerer så må prosjektleder og prosjektteamet komme opp med andre tiltak. Etter hvert som arbeidet utføres vil også prosjektteamet få ny innsikt i prosjektet som fører til at man ser andre usikkerheter. Det er derfor viktig at man kjører enkle usikkerhetsanalyser med jevne mellomrom for å sikre at man hele tiden har oversikt over viktige usikkerheter.

Usikkerhetsregisteret, eller tiltaksplanen, skal være et «levende» dokument gjennom hele prosjektet. Etter hvert som usikkerheter er håndtert faller de ut, og nye kommer til som følge av observasjoner som gjøres av prosjektteamet eller som følge av en usikkerhetsanalyse. Prosjektleder delegerer ansvar for å utføre tiltak til den som har ansvaret for jobben, og prosjektleder skal følge opp at tiltakene blir utført til riktig tid. Alle tiltak som iverksettes øker sannsynligheten for at prosjektet når sine mål.

Eksempler

Vi kan benytte det samme eksempelet som vi gjorde i leksjonen om avvikshåndtering. Vi er godt i gang med prosjektet, og vi er kommet til slutten av uke 2. Vi ligger litt bak plan som følge av at snekkeren er blitt syk.

Prosjektleder har utført en usikkerhetsanalyse sammen med prosjektteamet, og det oppdaterte usikkerhetsregisteret ser nå slik ut:

Det er viktig at prosjektleder (eller den ansvarlige) iverksetter tiltaket innen den angitte tidsfrist. På denne måten vil vi kunne håndtere en stor del av den usikkerheten som påvirker prosjektet.

Usikkerheter påvirker alle prosjekter og må
håndteres for at prosjektet skal lykkes.