Leksjon 7 – Business case

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• • Hva er en business case?
  • Hva er innholdet i en business case?

Business case

Alle prosjekter skal ha en business case som inkluderer følgende:

• Effektmål (gevinstmål): Fortjeneste, lønnsomhet, årlig driftsinntekt, vinne de neste prosjektene, vinne vedlikeholdskontrakten, antall solgte nye produkter per måned etc. Hvorfor ønsker vi å investere i dette prosjektet?
• Gevinstrealiseringsplan: Når kan organisasjonen forvente å høste gevinstene fra prosjektet?
• Usikkerheter: Hva de de viktigste trusler og muligheter i forhold til effektmål?
• Ansvarlig: Hvem er ansvarlig for å realisere gevinstene?

Mange prosjekter starter opp uten en god business case. Dette medfører at man ikke har tilstrekkelig med fokus på effektmålene og de gevinster prosjektet skal realisere. Det er ledelsen og prosjekteier som er ansvarlige for utarbeidelse av en god og robust business case før prosjektstart, og det er prosjektleder og prosjekteier som sammen holder business case oppdatert underveis i prosjektet. Gevinstrealiseringsplanen beskriver når gevinstene kan forventes realisert. Noen gevinster kan realiseres underveis eller ved prosjektets avslutning (eksempelvis fortjeneste for en leverandør), mens andre gevinster skal høstes etter at prosjektets leveranser er på plass i organisasjonen. Prosjekteier og ledelsen i virksomheten må sørge for at ansvar for gevinstrealisering etter prosjektets avslutning blir delegert til riktig rolle i riktig organisatorisk enhet.

Det er en stor utfordring for mange prosjektledere å holde tilstrekkelig fokus på prosjektets effektmål og gevinster. Prosjektledere kommer ofte fra en faglig bakgrunn og forfremmes til prosjektledere som følge av faglig ekspertise. De fleste prosjektledere har derfor behov for å styrke sin kompetanse innenfor realisering av gevinster, interessenthåndtering og kommunikasjon. Riktig fokus på effektmål og gevinstrealisering fører til mer lønnsomme prosjekter og til mer fornøyde kunder.  

Eksempel

Eksempler på innhold i en business case:

• Fortjenestemarginen skal være minst 10% av kontraktspris (effektmål). 
• Kostnader skal reduseres med 20% (effektmål).
• Øke markedsandel med 15% (effektmål).
• Drive i henhold til lover og regler (effektmål).
• Hver episode i serien skal ha minimum 600.000 seere i sesong 1 (effektmål).
• Øke livsgleden hos eldre ved at de kan bo i egen bolig i snitt 2 år lenger enn tidligere (effektmål).
• Fortjenestemarginen beregnes i avslutningsfasen (gevinstrealiseringsplan).
• Kundens økonomiske stilling og materialpriser (usikkerheter).
• Prosjektleder er ansvarlig for fortjenesten (ansvarlig).
• Redusere vedlikeholdskostnader med 50% årlig de neste 5 år (effektmål).
• Vinne de to neste prosjektene (effektmål).
• Ny teknologi, kompleksitet og grensesnitt – dersom vi ikke lykkes, vil gevinstene ikke bli realisert (usikkerheter).
• Prosjektleder er ansvarlig fortjenestemarginen, og prosjekteier er ansvarlig for å vinne de tre neste prosjektene hos samme kunde (ansvarlig).