Leksjon 7: Fremdriftsmøter
Læringsmål
Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:
- Hvorfor er fremdriftsmøter viktige?
- Hva er en typisk agenda i et fremdriftsmøte?
- Hvordan ser en fremdriftsrapport ut?
Fremdriftsmøter
En god prosjektleder samler prosjektteamet jevnlig for å gå gjennom status og fremdrift. Fremdriftsmøtet kjøres på et fast tidspunkt, for eksempel mandag fra 1400 – 1500. Møtet holdes ukentlig, hver 14 dag eller månedlig alt etter behov i prosjektet. Hensikten med fremdriftsmøter er å skape en arena for åpen og ærlig kommunikasjon om status, avvik, usikkerheter, endringer, gevinster og eventuelle problemer. Her skal alle nøkkelpersoner i prosjektteamet samles og presentere status for sitt område, presentere eventuelle nye avvik og usikkerheter, beskrive hvilke korrektive tiltak som er iverksatt for å håndtere avvik og usikkerheter samt identifisere mulige endringer og forhold som påvirker gevinstene.
Kommunikasjon er som regel en stor utfordring i alle organisasjoner og prosjekter. Ansatte er ofte involvert i flere prosjekter og har faste oppgaver i sin avdeling i tillegg. Det er derfor ikke gitt at prosjektleder automatisk blir varslet om det er forhold som har oppstått eller kan oppstå som har en konsekvens for prosjektet. Fremdriftsmøtet blir derfor den arena hvor man kun har fokus på dette spesifikke prosjektet, og hvor alle kan legge frem sine synspunkter på status, avvik, usikkerheter, endringer og gevinster. Prosjektleder skal også bruke møtet til å identifisere nye usikkerheter med tilhørende tiltak. Og det er derfor særdeles viktig at prosjektleder og prosjektteamet prioriterer dette møtet.
Et fremdriftsmøte kan ha følgende agenda:
- Informasjon fra prosjektleder
- Status
- Avvik – tiltaksplan
- Usikkerhet – usikkerhetsregister
- Endringer
- Gevinster
- Annet
Alle møter presis og prosjektleder starter med «nytt i prosjektet». Deretter går prosjektleder, teamledere og utførende gjennom status på sine respektive områder i prosjektet. Dersom status ikke inneholder noen overraskelser går man raskt videre til «Avvik». Man går her gjennom tiltaksplanen for avvik og ser på hvilke tiltak som er utført i siste periode og deres effekt. Man gjør det samme med usikkerhetsregisteret og kjører deretter en runde på identifisering av nye usikkerheter og oppdaterer usikkerhetsregisteret. Under endringer diskuterer man utførelsen av pågående endringsarbeid og identifiserer mulige nye endringer. Dersom det er forhold som har oppstått i prosjektet som påvirker gevinstene skal man i møtet diskutere disse. Om gevinstene kan endre seg skal prosjektleder så snart som mulig presentere dette for prosjekteier som er ansvarlig for gevinster. Til slutt, under «Annet», kan prosjektteamet komme med alle typer innspill til prosjektleder som kan være viktig for prosjektet. Møtet skal holde seg innenfor tidsfristen på 1 time, og ingen har lov til å forlate møtet før møtet avsluttes av prosjektleder.
Prosjektleders innsamling av fremdriftsinformasjon og referat fra fremdriftsmøter er grunnlaget for kommunikasjon og rapportering til prosjektets interessenter som prosjekteier, kunde og brukere.
Eksempler
Et fremdriftsmøte skal være kort og konsist. Dersom det oppstår diskusjoner rundt tekniske utfordringer eller hvordan man skal løse et spesifikt problem så skal man avtale tidspunkt for et nytt møte hvor man kun involverer dem som kan løse utfordringen eller det spesifikke problemet. Dersom prosjektleder får kjennskap til nye utfordringer kan det også være lurt å diskutere dette i forkant av neste fremdriftsmøtet slik at man i fremdriftsmøtet kan presentere at man har en prosess gående for å løse problemet. Folk blir fort frustrerte og mister fokus om møtet blir dominert av saker som ikke har noe der å gjøre eller ikke angår dem.
En vanlig problemstilling er at noen forlater møtet før det er ferdig. Som vi ser av agendaen kan dette gå ut over håndtering av usikkerhet. Dersom håndteringen av usikkerhet blir mangelfull er det en trussel i seg selv når det gjelder måloppnåelse. Det er derfor kun unntaksvis at noen kan forlate møtet før tiden.
Dersom noe går galt i prosjektet er det
helt sikkert at noen så det komme for en
god stund siden. Men de har ikke hatt en mulighet
til å ta det opp.