Leksjon 8: Avslutning

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• Når er prosjektet klart til å avsluttes?
• Hva er sentrale aktiviteter i avslutning?
• Når er prosjektet avsluttet?

Avslutning

Gjennomføringsfasen avsluttes når arbeidet er utført og leveransene er overtatt av kunde eller den organisatoriske enhet som skal står for gevinstrealiseringen. Det er prosjekteier som skal godkjenne at gjennomføringsfasen er ferdig. Prosjektet går så inn i avslutningsfasen hvor teamet løses opp, erfaringer dokumenteres og sluttrapport skrives. Når sluttrapport er godkjent av prosjekteier er prosjektet slutt.

En god prosjektavslutning er viktig for å sikre at:

• Alle parter er enige om at prosjektet skal avsluttes.
• Prosjektregnskapet er avsluttet. Alle fakturaer er betalt.
• Prosjektresultatene er dokumentert (kvalitet, tid og kostnad, avvik, usikkerheter og endringer).
• Prosjektleder og prosjekteier evaluerer utførelsen av prosjektet.
• Erfaringer dokumenteres som læring til fremtidige prosjekter.
• All nødvendig dokumentasjon er ferdigstilt og arkivert.
• Plan er på plass for utestående arbeid som av ulike årsaker ikke ble utført i gjennomføringsfasen.
• Prosjektteamet løses opp.
• Sluttrapport skrives og godkjennes.
• Prosjektleder er formelt løst fra sitt ansvar.

All informasjon for rask utførelse av avslutningsfasen bør være tilgjengelig om man har fulgt god praksis i prosjektledelse. Det kan være lurt av prosjektleder å tenke på avslutningsfasen når gjennomføringsfasen utføres, slik at man har oversikt over planlagte og virkelige verdier, at avvik, endringer og usikkerheter er dokumentert, og at man har gjort seg observasjoner rundt erfaringer gjennom hele prosjektet. Den nødvendige informasjon samles i en sluttrapport. Avslutningsfasen er formelt avsluttet når prosjekteier har godkjent sluttrapporten.

Eksempler

Avslutningsfasen er et ukjent begrep i mange prosjekter. Som oftest har virksomheten andre prosjekter som mangler ressurser og nye prosjekter eller andre viktige oppgaver som venter på å bli utført. Prosjektledere og prosjektpersonell blir derfor overført til nye prosjekter og nye oppgaver løpende etter hvert som deres aktiviteter er utført. Det er derfor sjeldent at virksomheter tar seg tid til å avslutte prosjekter på en god måte fordi det der og da alltid anses som viktigere å komme i gang med de nye prosjektene enn å ferdigstille «papirarbeidet» som er nødvendig for å avslutte et prosjekt i henhold til god praksis. Dette er en viktig årsak til manglende dokumentasjon av erfaringer som igjen fører til at prosjekter i virksomhetene begår de samme feil gang på gang.

Er vi flinke til å utnytte våre gode og
dårlige erfaringer til å forbedre fremtidige
prosjekter?