Leksjon 8 – Oppstart og planlegging

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• • Hva er viktige oppstartsaktiviteter?
  • Hva er prosjektplanlegging?
  • Hva er innholdet i en god prosjektplan?

Oppstart og planlegging

Ordtaket “godt begynt er halvt fullendt” er like gyldig i prosjekter som i andre initiativ og arbeidsoppgaver. Prosjekter som får en god start har det beste grunnlag for å lykkes.

Prosjektoppstart er vanligvis de første 10-30 dagene av planleggingsfasen. Ledelsen og prosjekteier har besluttet at prosjektet skal starte, og den første aktiviteten er å utnevne en prosjektleder og deretter utarbeide et mandat. Projektmandatet er ansettelseskontrakten mellom prosjekteier og prosjektleder og inneholder:

• Effektmål (gevinster)
• Resultatmål:
  • Arbeidsomfang
  • Tid
  • Kostnad
• Roller og ansvar
• Myndighet
• Samarbeidsform

Prosjekteier og prosjektleder utarbeider mandatet sammen for å sikre felles forståelse av innhold. Effektmålene er hentet fra business case eller kontrakt. Resultatmålene er ønsket sluttresultat og beskriver prosjektets leveranser (arbeidsomfang), sluttdato og viktige milepæler, og prosjektets kostnadsmål. Tids- og kostnadsmål betegnes ofte som prosjektets rammer. Roller, ansvar og myndighet beskriver prosjekteiers og prosjektleders ansvar og myndighet, og samarbeidsform beskriver møter, kommunikasjon og varslingsplikt. Prosjekteier ønsker som oftest å varsles tidlig dersom prosjektleder ser usikkerheter som kan påvirke prosjektets mål utover det «normale».  

Andre sentrale oppstartsaktiviteter for prosjektleder er å få på plass et prosjektteam med kunnskap og ferdigheter til å lage en god prosjektplan, og deretter kjøre en «kick off» samling med prosjektteamet og sentrale interessenter hvor man gjennomgår prosjektmål (effektmål og resultatmål), organisering, roller og ansvar, viktige usikkerheter og eventuelt kontrakten. I tillegg bør prosjektleder og prosjektteamet lage en enkel plan for planleggingsfasen slik at alle involverte ser gangen i prosjektet fremover og vet hvilke aktiviteter som skal utføres av hvem.

Planleggingsfasen er innsamling og strukturering av informasjon knyttet til spørsmålene hva, når, hvor mye, hva om og hvem. Resultatet er en prosjektplan som forhåpentligvis viser seg å være realistisk og robust i møte med den virkelige verden i gjennomføringsfasen. Prosjektplanen er også et viktig verktøy i kommunikasjon med sentrale interessenter som kunder, leverandører og virksomhetens ledelse. Prosjektplanen er et dokument med følgende innhold:

• Arbeidsomfang (hva)
• Tidsplan (når)
• Budsjett (hvor mye)
• Usikkerheter (hva om)
• Organisering (hvem)

Prosjektplanen skal være basert på erfaringer fra liknende prosjekter og realistiske forutsetninger. Når prosjektleder og prosjektteamet mener at informasjonen i prosjektplanen er så fullstendig som mulig, og at usikkerheten er akseptabel, vil prosjektplan og oppdatert business case bli presentert for prosjekteier for godkjenning. Business case oppdateres med tids- og kostnadsinformasjon fra den siste versjon av prosjektplanen. Det kan jo vise seg at kostnadene er høyere enn i den opprinnelige business case, og at gevinstene i prosjektet dermed kan være truet. I et slikt bilde må prosjekteier vurdere om prosjektet skal videreføres, stoppes eller endres.  Når prosjekteier har gitt aksept for prosjektplan og business case kan gjennomføringsfasen starte.

Verdien av prosjektplanlegging undervurderes ofte i prosjektorienterte virksomheter. Det ses på som “papirarbeid” og administrasjon. Ofte er det stort press på å begynne gjennomføringsfasen raskest mulig, brette opp armene og ta fatt på den virkelige jobben. Da er det viktig å huske at “dårlig planlegging” rager høyt på listen over årsaker til at prosjekter mislykkes.

Eksempel

Storkunde AS har tildelt en kontrakt til Prosjektleverandør AS. Tildelingen av kontrakten ble to måneder forsinket på grunn av interne beslutningsprosesser hos Storkunde AS. Likevel trenger Storkunde prosjektleveransene på den leveringsdato som opprinnelig ble avtalt under kontraktsforhandlingene. Leverandøren var ivrig etter å få kontrakten signert og har akseptert sluttdato. Prosjektet er viktig for Prosjektleverandør AS da det kan føre til mange nye kontrakter fremover dersom det lykkes.

Du er prosjektleder hos Prosjektleverandør AS. Ledelsen understreker behovet for å komme i gang med gjennomføringen så snart som mulig, men du vet av erfaring at en god start er et godt grunnlag for prosjektsuksess. Du vil sammen med prosjekteier sørge for at:

• Prosjektmandat og business case er på plass. Effektmålet for dette prosjektet er å oppnå fortjeneste og skaffe seg en god posisjon for nye kontrakter.
• Prosjektteamet har nødvendig kapasitet, kunnskap og ferdigheter.
• Alle involverte forstår kontraktens innhold og mekanismer.
• Sentrale ressurser er tilgjengelige ved behov.
• Konsekvensene av forsinkelsen på to måneder er klar for ledelsen:
  • Det kan bli nødvendig med ekstra ressurser.
  • Ledelsen må involvere seg for å hjelpe prosjektet ved behov.
• Kunden er involvert i oppstartsfasen gjennom en avklaring av omfang og tidsplan samt en usikkerhetsvurdering. Kunden må se at vi gjør alt vi kan for å nå målene, at tidsplanen er stram med høy usikkerhet, men at vi håndterer prosjektet på en profesjonell måte.

Prosjektleder og prosjektteamet er etter en god start klare til å lage prosjektplanen. Om det viser seg at prosjektets sluttdato er urealistisk så er det viktig å ta dette opp med kunden så snart som mulig.