Leksjon 9 – Gjennomføring og avslutning

Læringsmål

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

• • Hva er viktige prosjektledelsesaktiviteter i gjennomføringsfasen?
  • Hva er viktig prosjektledelsesaktiviteter i avslutningsfasen?

Gjennomføring og avslutning

Når prosjektplan og business case er godkjent kan prosjektet starte på gjennomføringsfasen. Formålet med denne fasen er å gjøre jobben som er beskrevet i prosjektplanen. Prosjektleder sørger for at prosjektteamet utfører det praktiske arbeidet, kommuniserer med interessenter, og håndterer avvik, endringer og usikkerheter til beste for prosjektet. Sluttleveransene er de produkter og tjenester som kunden eller oppdragsgiver har bestilt, og de prosjektledelsesprodukter som har bidratt til ledelse og utførelse av arbeidet.  

Grunnlaget for en effektiv gjennomføringsfase er en robust og realistisk prosjektplan som beskriver hva som skal gjøres, når det skal være ferdig, hvor mye det skal koste, hvem som skal gjøre jobben og hvilke usikkerheter som påvirker prosjektet. Prosjektplanen er i hovedsak basert på kunnskap og ferdigheter i prosjektteamet, erfaringer fra liknende prosjekter og kvalifisert gjetning. Etter hvert som arbeidet utføres i gjennomføringsfasen kan man logge virkelige varigheter på aktiviteter, virkelig ressursforbruk, virkelige priser og rater etc. Prosjektets fremdrift kan dermed analyseres ved å sammenlikne planlagte og virkelige verdier.

Det er helt sikkert at planlagte og virkelige verdier ikke vil stemme 100 % overens. Alle forutsetninger og all informasjon i prosjektplanen er beheftet med usikkerhet, og dermed vil avvik forekomme på de fleste verdier. Men dersom prosjektplanen er realistisk og robust vil de virkelige verdier være i nærheten av de planlagte. Ved store avvik bør prosjektet vurdere å oppdatere prosjektplanen.

En realistisk prosjektplan er det beste utgangspunktet for gjennomføringsfasen. Men i tillegg er det viktig at god praksis i prosjektledelse utøves slik at man evner å følge planen. Det er særdeles viktig at man bruker tid på fremdriftsoppfølging, kommunikasjon og rapportering, avvikshåndtering, endringshåndtering og usikkerhetshåndtering allerede fra første dag i gjennomføringsfasen. Erfaringer viser at tidlige avvik og dårlige trender er vanskelige å snu.  

I avslutningsfasen er det viktig å sikre at alt arbeidet er utført, at kunden er fornøyd og at alle økonomiske og administrative forhold er avsluttet. Sluttrapporten inneholder en kort beskrivelse av prosjektets leveranser, en sammenlikning av planlagte og virkelige verdier, mulige forbedringer og anbefalinger til andre prosjekter. Prosjektet er formelt avsluttet når prosjekteier har godkjent sluttrapporten.

Eksempel

Nedenfor følger noen typiske eksempler på forhold som kan forårsake avvik i gjennomføringsfasen:

• Nøkkelpersoner er ikke tilgjengelige ved oppstart.
• Arbeidsomfanget er mer komplisert enn forventet. Arbeidet krever mer ressurser og tar lengere tid.
• Leverandører er forsinket med sine aktiviteter.
• Arbeidsomfanget er ikke tydelig definert. Det oppstår misforståelser om hva som skal utføres.
• Tids- og kostnadsestimater var altfor optimistiske.
• Usikkerheter inntreffer og påvirker kvalitet, kostnad og tid.